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Cette démarche consiste à définir, formaliser et diffuser des règles claires pour la gestion des documents numériques au sein de la collectivité. L’objectif est de garantir que les fichiers publiés et archivés soient accessibles, organisés et sécurisés, tout en limitant la duplication et la production de contenus inutiles. En élaborant une liste de bonnes pratiques, les équipes peuvent faciliter l’accès aux informations pertinentes, réduire la surcharge informationnelle et l’empreinte numérique, et assurer la conformité avec les obligations légales. Cette liste constitue un guide pratique pour harmoniser les pratiques et encourager une culture numérique plus responsable.
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Pour naviguer dans la fiche :
→ Commencez par faire un état des lieux des pratiques actuelles de publication et d’archivage dans votre collectivité. Comment les documents sont-ils nommés, stockés, partagés ou supprimés ? Quels sont les points de friction (documents introuvables, doublons, fichiers non sécurisés) ?
→ Identifiez les besoins spécifiques de vos équipes : quels types de documents doivent être accessibles à tous, lesquels nécessitent une conservation réglementaire, et lesquels peuvent être supprimés après usage ?
→ Renseignez-vous sur les règles et cadres légaux applicables. Vous pouvez solliciter votre service juridique pour vous aider.
→ Regroupez les recommandations dans une liste claire et opérationnelle :