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La profusion de documents numériques au sein des collectivités a été soulignée à de nombreuses reprises lors de la réunion de lancement. Il est donc essentiel d’encourager les équipes à adopter une bonne hygiène numérique en triant, supprimant ou archivant les fichiers obsolètes ou inutiles. L’objectif est double : réduire la surcharge informationnelle et limiter l’empreinte environnementale liée au stockage et à la gestion des données. En impliquant les agents de manière ludique et collaborative, ce défi permet de sensibiliser chacun aux bonnes pratiques, de faciliter l’accès aux informations pertinentes et d’instaurer durablement des habitudes numériques plus responsables au sein de la collectivité.
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Attention : Certaines règles au sein des collectivités imposent la conservation de certains documents qui ne peuvent être supprimés. Avant de lancer ce défi, renseignez-vous et consultez les services en charge (juridique etc.) afin d’établir des règles claires et sécurisées pour tous.
Pour naviguer dans la fiche :
→ Avant tout, définissez le cadre et les règles du défi. Identifiez les types de fichiers concernés (documents bureautiques, photos, vidéos, archives) et précisez les dossiers à exclure selon les obligations légales de conservation. Pour cela, consultez votre référent juridique.
→ Choisissez une période dédiée (une semaine ou un mois par exemple) et déterminez les modalités du défi : individuel, par équipe, par service… Vous pouvez même proposer une petite récompense symbolique pour le service le plus efficace ou le plus rigoureux.
→ Créez une grille de tri commune ou une check-list simple (vous pouvez associer un nombre de points par actions ou dédié une semaine pour chacune).
→ Communiquez sur l’opération via une campagne mail, une affiche ou une courte réunion d’équipe. Expliquez les objectifs (allègement des serveurs, amélioration de la recherche de documents) et les bénéfices environnementaux.